Como funciona um cronograma no MS Project?

O MS Project é uma ferramenta de gestão de cronogramas: você informa as atividades, quanto cada uma dura e como elas dependem umas das outras, e ele calcula datas, caminho crítico e impacto de atraso. O que separa um cronograma útil de uma barra colorida bonita são quatro conceitos.

1. Duração — e a diferença para trabalho

Duração é o tempo decorrido que a atividade leva. Trabalho é o esforço, em horas-homem. Concretar uma laje pode ter 40 horas de trabalho e 1 dia de duração, se a equipe for dimensionada para isso. Confundir os dois é o erro mais comum de quem começa — e ele produz cronogramas que não fecham com o efetivo disponível.

2. Vínculos — o que sustenta o cálculo

Uma atividade só se move sozinha quando está ligada às outras. Os quatro tipos de vínculo:

• TI (término-início): a seguinte começa quando a anterior termina. É o mais usado;
• II (início-início): começam juntas, com ou sem defasagem;
• TT (término-término): terminam juntas;
• IT (início-término): raro, usado em situações específicas de transição.

Vínculos aceitam defasagem: "alvenaria começa 3 dias depois de concluída a estrutura do pavimento" é um TI com lag de 3 dias. É isso que permite ao cronograma recalcular sozinho quando algo atrasa.

3. Caminho crítico

É a sequência de atividades sem folga — aquela em que qualquer atraso empurra o término da obra. As atividades fora dele têm folga e podem atrasar, dentro de um limite, sem afetar a entrega. Saber quais são as atividades críticas muda a prioridade do dia: é nelas que vale colocar equipe extra, e não naquela que está atrasada mas tem duas semanas de folga.

4. Linha de base

A linha de base é a fotografia do plano aprovado. Sem ela, o cronograma mostra só a situação atual e não há como dizer se houve desvio — cada atualização apaga a anterior. Com ela, é possível comparar previsto e realizado e medir o desvio em dias, por atividade.

Como o cronograma é atualizado

Atualizar é informar o avanço real: percentual concluído, datas efetivas de início e término, e replanejamento do que resta. A partir daí o Project recalcula e mostra o novo término previsto. A periodicidade importa mais que a precisão: cronograma atualizado quinzenalmente com estimativa razoável vale muito mais que um cronograma exato atualizado uma vez por trimestre.

Erros que tiram a utilidade do arquivo

• Atividades grandes demais, que ficam meses "em andamento" sem informar nada;
• Ausência de vínculos — cronograma que não recalcula quando algo muda;
• Excesso de restrições de data, que travam o cálculo;
• Cronograma sem linha de base, impossível de comparar;
• Arquivo que ninguém atualiza depois da primeira emissão.

Um cronograma existe para apoiar decisão, não para cumprir exigência contratual. A diferença entre os dois aparece no primeiro imprevisto.